School-Day se réjouit d’annoncer la nouvelle fonction « Formulaires ». Cette fonction vous permettra de recueillir des renseignements auprès des parents au niveau de l’école et du conseil scolaire, sans avoir à créer un événement et à ajouter un formulaire d’autorisation, un formulaire d’article ou un formulaire standard pour eux. Vous pouvez abandonner complètement le papier en utilisant ce nouveau module pour les formulaires à l’échelle des conseils, comme le formulaire de consentement des médias ou le formulaire d’utilisation responsable de la technologie. Vous pouvez également utiliser la fonction « Formulaires » pour les sondages au niveau de l’école ou du conseil scolaire si vous souhaitez recueillir les renseignements du sondage auprès des parents.

  • 1

    Pour ajouter un formulaire, cliquez sur le symbole « Ajouter » dans le coin gauche inférieur du tableau de bord, puis cliquez sur « FORMULAIRE ».

    Ou bien, à partir du côté gauche du tableau de bord, cliquez sur « OUTILS D’ADMINISTRATION », puis sur « FORMULAIRES ».

    Ensuite, à partir du tableau de bord « FORMULAIRES », cliquez sur « AJOUTER UN FORMULAIRE ».

  • 2

    Si le formulaire que vous ajoutez est obligatoire, cliquez sur la touche à bascule au haut de l’écran pour faire passer l’état de « Non obligatoire » à « Obligatoire ».

    • Veuillez prendre note que l’état par défaut d’un formulaire est « Non obligatoire ».
  • 3

    Commencez à taper le nom de la classe ou du groupe auquel le formulaire est destiné et cliquez sur le nom de la classe souhaitée à partir de la liste affichée.

    • Veuillez prendre note que, si vous êtes un administrateur créant un formulaire pour toute l’école, l’état du formulaire passe par défaut à toute l’école. S’il s’agit d’un formulaire pour l’école, vous n’avez pas à sélectionner un groupe, et vous devriez passer cette étape.
    • Si vous êtes un utilisateur au niveau du conseil, l’état du formulaire passe par défaut à tout le conseil. S’il s’agit d’un formulaire pour le conseil, veuillez passer cette étape. Si vous créez un formulaire pour une école en particulier à l’intérieur de votre conseil scolaire, commencez à taper le nom de l’école, puis cliquez sur l’école souhaitée à partir de la liste affichée.
    • Si vous êtes un utilisateur au niveau du conseil et que vous avez créé un formulaire pour tout le conseil, les administrateurs scolaires pourront générer et voir les formulaires soumis destinés aux élèves à l’intérieur de leurs écoles.
    • Les administrateurs scolaires ne peuvent modifier de quelque façon que ce soit les formulaires créés au niveau du conseil.
  • 4

    Ajoutez le titre du formulaire.

  • 5

    Ajoutez une brève description et une longue description du formulaire. La brève description ne peut contenir que du texte. La longue description permet de formater davantage le texte et d’ajouter des liens URL. Bien que les descriptions ne soient pas visibles dans le formulaire même, les parents pourront les visualiser sur la page du formulaire avant d’y accéder.

  • 6

    Ajoutez des éléments de formulaire à partir du côté droit de l’écran de création du formulaire. Les éléments de formulaire sont les articles que les parents pourront visualiser et avec lesquels ils pourront interagir avant de soumettre le formulaire. Les éléments de formulaire actuels sont les suivants :

    • Ajouter un titre
    • Ajouter un paragraphe
    • Ajouter une question
    • Avant de continuer cet article, veuillez prendre note que le formulaire doit comprendre au moins une question pour que les parents ou les tuteurs puissent le soumettre.
    • Si votre formulaire comprend uniquement des titres ou des paragraphes, ces éléments ne sont que des articles à afficher. Les parents ne pourront que visualiser le formulaire et ne pourront pas vous soumettre une réponse. Par conséquent, vous n’auriez aucun dossier ni aucun rapport des réponses des parents. Il est extrêmement important que vous incluiez au moins une question à laquelle les parents répondront, si vous voulez suivre les réponses à vos questions, comme leur demander de confirmer s’ils ont examiné les conditions décrites dans le formulaire et s’ils les acceptent.
  • 7

    Cliquez sur l’icône du texte pour ajouter un titre au formulaire. Le titre sert uniquement à des fins d’affichage et ne nécessite pas d’intervention de la part d’un parent ou d’un tuteur.

    Ajoutez le texte que vous souhaitez afficher dans la zone de texte.

  • 8

    Cliquez sur l’icône de la planchette à pinces si vous souhaitez ajouter un paragraphe au formulaire.

    L’option du paragraphe offre les mêmes possibilités de formatage que le champ de longue description. Toutefois, vous pouvez également ajouter des caractères de remplacement au paragraphe en cliquant sur l’icône souhaitée. Un caractère de remplacement affichera automatiquement de l’information pertinente à l’utilisateur précis qui visualise le formulaire. Vous pouvez choisir parmi les caractères de remplacement suivants :

    • Nom du parent : S’il est sélectionné, le nom associé au compte School-Day du parent ou du tuteur apparaîtra automatiquement au parent ou au tuteur.
    • Nom de l’élève : S’il est sélectionné, le nom de l’élève auquel le formulaire s’applique apparaîtra automatiquement au parent ou au tuteur.
    • Nom de l’école : Veuillez prendre note que ce caractère de remplacement s’applique uniquement aux utilisateurs au niveau du conseil. S’il est sélectionné, le nom de l’école auquel le formulaire s’applique apparaîtra automatiquement au parent ou au tuteur qui visualise le formulaire dans plusieurs écoles au sein du conseil. Si vous êtes un administrateur scolaire et que vous créez un formulaire nécessitant que le nom de l’école apparaisse sur celui-ci, veuillez taper le nom de l’école.
    • Si vous déplacez un formulaire d’autorisation ou un formulaire standard existant vers la fonction « Formulaires », nous vous recommandons de ne pas copier/coller tout le document dans un seul paragraphe. Vous devriez plutôt créer un nouveau paragraphe pour chaque paragraphe dans le formulaire existant.
  • 9

    Cliquez sur le point d’interrogation pour ajouter une question.

    Les options pour les questions sont les suivantes :

    • Réponse courte : Sélectionnez cette option si vous souhaitez saisir une réponse courte des parents ou des tuteurs au sein de votre école.
    • Réponse longue : Sélectionnez cette option si vous souhaitez saisir une réponse plus longue des parents ou des tuteurs au sein de votre école.
    • Choix multiples : Sélectionnez cette option si vous souhaitez fournir aux parents ou aux tuteurs au sein de votre école une liste à partir de laquelle ils peuvent choisir une option en utilisant le menu déroulant.
    • Liste de vérification : Sélectionnez cette option si vous souhaitez fournir aux parents ou aux tuteurs au sein de votre école une liste de vérification des articles parmi lesquels choisir. Une liste de vérification apparaîtra ensuite à partir de laquelle ils peuvent choisir une ou plusieurs options.
  • 10

    Si vous avez sélectionné l’option « Réponse courte » ou « Réponse longue », ajoutez dans la zone réservée à cet effet la question à laquelle vous souhaitez que les parents ou les tuteurs au sein de votre école ou de votre conseil scolaire répondent.

  • 11

    Si vous avez sélectionné l’option « Choix multiples », ajoutez dans la zone réservée à cet effet la question à partir de laquelle vous souhaitez que les parents ou les tuteurs au sein de votre école ou de votre conseil scolaire sélectionnent une seule option, puis entrez la première option que vous souhaitez afficher. Cliquez sur « Ajouter une option » pour ajouter d’autres options.

  • 12

    Si vous avez sélectionné l’option « Liste de vérification », ajoutez dans la zone réservée à cet effet la question à partir de laquelle vous souhaitez que les parents ou les tuteurs au sein de votre école ou de votre conseil scolaire sélectionnent une ou plusieurs options, puis entrez la première option que vous souhaitez afficher. Cliquez sur « Ajouter une option » pour ajouter d’autres options.

  • 13

    Cliquez sur la case à cocher à côté de « Obligatoire » si vous souhaitez vous assurer que les parents ou les tuteurs répondent à la question pertinente avant de soumettre le formulaire.

  • 14

    Si, à tout moment pendant la création du formulaire, vous souhaitez copier un élément de formulaire, cliquez sur l’icône pour copier. Cela vous permettra de copier cet élément de formulaire exactement comme il est, après quoi vous pourrez modifier l’élément original ou l’élément copié, selon ce que vous choisissez.

  • 15

    Si, à tout moment pendant la création du formulaire, vous souhaitez supprimer un élément de formulaire, cliquez sur l’icône de la poubelle.

  • 16

    Si, à tout moment pendant la création du formulaire, vous souhaitez réorganiser les éléments de formulaire actuels, cliquez sur la flèche vers le haut ou vers le bas, selon l’emplacement où vous souhaitez déplacer l’élément en question.

  • 17

    Si, à tout moment pendant la création du formulaire, vous souhaitez prévisualiser comment il apparaîtra aux parents ou aux tuteurs, cliquez sur « Prévisualiser ». Cet outil utile vous aidera à construire votre formulaire pendant qu’il est toujours affiché de la façon qu’il apparaîtra aux parents ou aux tuteurs.

  • 18

    Si, à tout moment pendant la création du formulaire, vous souhaitez sauvegarder le formulaire en cours, cliquez sur « SAUVEGARDER » à droite du formulaire.

    • Veuillez prendre note que vous pouvez sauvegarder le formulaire uniquement après avoir ajouté au moins un élément de formulaire. Si vous essayez de sauvegarder le formulaire sans y avoir ajouté un élément, vous verrez l’écran ci-dessous.
    • Nous vous recommandons d’ajouter au moins un espace réservé si vous souhaitez sauvegarder le formulaire, que vous pouvez modifier ou supprimer plus tard, comme un titre.
    • Une fois que vous avez sauvegardé le formulaire, vous verrez des touches d’action non visibles précédemment.
    • Pour obtenir un complément d’information sur la fonction « REPRODUIRE », cliquez sur le lien fourni ou consultez les articles connexes.
    • Pour obtenir un complément d’information sur la fonction « ARCHIVER », cliquez sur le lien fourni ou consultez les articles connexes.
  • 19

    Cliquez sur « ACTIVER » à droite de votre écran lorsque vous êtes certain que le formulaire est prêt aux fins de visualisation et de soumission par les parents ou les tuteurs, puis cliquez sur « SAUVEGARDER ». Les parents et les tuteurs pourront maintenant visualiser et soumettre le formulaire.

    • Veuillez prendre note que l’état par défaut de tout nouveau formulaire est « Non actif » Un formulaire qui n’est pas actif n’est pas visible pour les parents ou les tuteurs au sein de votre école ou de votre conseil scolaire.
    • Assurez-vous de ne pas activer le formulaire tant que vous n’êtes pas certain qu’il est prêt et complet, car une fois qu’un formulaire est actif et qu’au moins un parent ou un tuteur a soumis le formulaire, vous ne pouvez plus modifier les éléments de formulaire ni changer la classe ou le groupe. Vous verrez ce qui suit :
    • Vous pouvez toujours modifier le titre, ainsi que la brève description ou la longue description du formulaire, après l’avoir soumis.
  • 20

    Cliquez sur « DÉSACTIVER » si vous souhaitez supprimer le formulaire des tableaux de bord des parents ou des tuteurs.

    • Veuillez prendre note que les parents pourront toujours visualiser les formulaires qu’ils ont soumis lorsque ceux-ci sont actifs. Une fois que l’état d’un formulaire passe à « Non actif » ou que le formulaire a été archivé, les parents ne pourront plus accéder au formulaire et le visualiser.
    • Si vous devez modifier un formulaire après qu’il ait été soumis, nous vous recommandons de le désactiver, de reproduire le formulaire inactif, d’apporter les modifications dans le formulaire nouvellement créé, puis d’archiver le formulaire original. Vous voudrez peut-être également aviser les parents qu’il y a un nouveau formulaire nécessitant leur intervention dans cette situation afin d’éviter toute confusion.
  • 21

    Cliquez sur « COPIER URL PRINCIPALE » afin de l’afficher dans une annonce. Cette option n’apparaîtra que lorsque le formulaire a été sauvegardé et qu’il n’apparaît pas par défaut à l’écran « Ajouter un formulaire ».

    • Veuillez prendre note que la fonction « Formulaires » ne génère pas actuellement de notification pour courriel. Par conséquent, nous vous recommandons de créer une annonce, de copier l’URL du formulaire conformément à la procédure ci-dessus et de le coller dans une annonce pour aviser les parents ou les tuteurs pertinents.
    • Pour obtenir un complément d’information sur l’ajout d’une annonce, cliquez sur le lien fourni ou consultez les articles connexes.
  • 22

    Une fois que vous avez sauvegardé le formulaire et que vous l’avez fait passer à l’état actif, les parents peuvent le visualiser et le soumettre.

    • Veuillez prendre note que, bien que les parents puissent accéder au lien « Formulaires » à partir de leur tableau de bord, ils seront redirigés vers school-day.app pour visualiser et remplir le formulaire s’ils utilisent notre site Web pour ordinateur de bureau.
    • Pour obtenir un complément d’information sur l’expérience des parents à l’égard de l’utilisation des formulaires que vous avez créés sur notre site Web réactif à school-day.app, cliquez sur le lien fourni.
  • 23

    Une fois que vous avez ajouté les formulaires au sein de votre école ou de votre conseil scolaire, tous les formulaires seront visibles sur votre tableau de bord « FORMULAIRES ».